Denne artikkelen forklarer hvorfor sikkerhetskopiering av informasjon er viktig, og beskriver noen måter det kan gjøres på. Artikkelen er rettet mot virksomheter i SMB-markedet.
Hva kan skje med lagret informasjon
Mye informasjon og data lagres på datamaskinens eller serverens harddisk. Det er likevel flere ting som kan skje med data du har lagret. Du eller andre kan for eksempel utilsiktet slette eller endre den. Selv om du oppdager det i det du har trykket “ENTER”, har skaden allerede skjedd, og mange timers arbeid er borte.
Eksterne trusler, slik som løsepengevirus, er en viktig faktor. Blir du rammet av løsepengevirus, kan du få virksomhetskritiske dokumenter og bilder med høy verdi kryptert, uten mulighet for dekryptering, med mindre du går med på å betale løsepenger.
Datamaskinens lagringsmedium kan også gå i stykker. Etter hvert som disken blir eldre, må du regne med at den kan feile. Når en disk feiler, er det svært vanskelig å redde informasjonen på den, og noen ganger blir det svært dyrt. Det er derfor en god forsikring å ta vare på dataene på flere ulike steder.
Hva slags informasjon skal sikres
For virksomheter må det vurderes hvilke data som skal sikkerhetskopieres, og hvor ofte. Noen eksempler det er viktig å tenke på, er data tilhørende produksjonssystemer, kunder, e-post, kalender og kontakter. I tynnklientmiljøer bør også favoritter i nettleser, innhold på skrivebordet og personlige mapper sikkerhetskopieres.
Du bør prioritere det som ikke kan reddes lett ved et tap. Husk å kopiere data for både servere, stasjonære og bærbare PC-er. Kritisk data kan også finnes på minnepinner og mobiltelefoner. Sørg også for å kopiere disse dataene dersom de er viktig for din virksomhet.
Privatpersoner bør sørge for at alt av dokumenter, bilder, og alt annet som kan ha stor verdi, sikkerhetskopieres. Se vår veiledning for sikkerhetkopiering her. Husk også at mobiltelefoner kan ha innehold du ikke vil miste. Om du jobber på et sted der det ikke er rutiner for sikkerhetskopiering, og du benytter egen PC/mobil i jobbsammenheng, bør du sikkerhetskopiere alt som er jobbrelatert. Snakk også med ledelsen og de ansvarlige for IT-løsninger om faste rutiner for sikkerhetskopiering.
Gode vaner er viktig
Ingen lagringsmetoder kan hjelpe deg dersom du aldri bruker dem. Mange tenker “det skjer ikke meg” og ser på sikkerhetskopiering som unødvendig eller tungvint. Det stemmer ikke. Tap av data skjer til stadighet, og sikkerhetskopiering er mer relevant en noen gang.
Lag gode rutiner, og påse at det utpekes ansvarlige for jobben. Husk også å ha ansvarlige i ferier og fravær. Hver virksomhet må selv bestemme hvor ofte sikkerhetskopiering skal skje. Dette avhenger av hvordan dataene endrer seg og hvor kritiske de er. Daglige eller ukentlige sikkerhetskopier er vanlig.
Typer sikkerhetskopi
Det er mulig å ta full sikkerhetskopi eller inkrementell sikkerhetskopi. Full sikkerhetskopi henter og lagrer alle data. En inkrementell sikkerhetskopi tar bare kopi av data som er nye, eller er endret siden forrige sikkerhetskopi. Periodisk bør det kjøres en full sikkerhetskopi av alle data.
Test gjenoppretting
En sikkerhetskopi er ikke verdt noe om du ikke får gjenopprettet fra den. Det er derfor viktig at du gjør en test av gjenopprettingsmetoden. Ikke bare må dette gjøres for å avdekke mulige feil i oppsettet, men om du faktisk skulle få behov for å gjenopprette, kan det være viktig at dette gjøres raskt og effektivt. Derfor kan det være lurt å være kjent med fremgangsmåten.
Online tjenester
Flere og flere leverandører tilbyr lagring og automatisk sikkerhetskopiering til skyen. Microsoft, Dropbox, Google og Apple er bare noen av disse. Fordelen med en skyløsning dedikert til sikkerhetskopi er at det ofte er veldig enkelt å forholde seg til. Det er imidlertid viktig å huske at tap av data også kan skje i en skylagringsløsning. Det kan skje noe med tjenesten, eller kanskje sletter du selv en fil ved et uhell. Har du da ikke ytterligere sikkerhetkopier, kan data gå tapt. Det kan derfor være lurt å finne ut om skylagringsløsningen har såkalt versjonskontroll, eller versjonshistorikk.
For virksomheter vil det ofte være nødvendig med en dedikert løsning for komplett sikkerhetskopiering, som fungerer som et tillegg til ad-hoc skylagring. I tillegg har virksomheter ofte behov for å lagre mye mer data enn privatpersoner, og da vil man måtte inngå betalingsavtaler for å få den nødvendige tjenesten. En slik løsning krever at man stiller krav til leverandøren slik at man kan stole på at sikkerhetskopieringen fungerer.
Krav en kan stille til eksterne leverandører:
- at de tilbyr 24/7 support
- at de tilbyr redundante løsninger (strøm, nettverk etc.). Sjekk også om dataene lagres på minst to fysisk adskilte lokasjoner.
- at de tilbyr sikker/kryptert pålogging og overføring av data (helst med kundens egen kryptonøkkel)
- at filene lagres kryptert
- at pålogging til skytjenesten er sikker, gjerne med totrinnspålogging
- god overføringshastighet/lokasjon av tjenesten.
Se egen veiledning om IT-outsourcing.
Privatpersoner står dessverre sjelden i posisjon til å stille slike krav til de vanlige, store tjenesteleverandørene, men privatpersoner kan selvfølgelig også betale leverandører som retter seg mot bedriftsmarkedet, for å få tilsvarende løsninger.
Oppbevaring
En sikkerhetskopi er lite verdt hvis den lagres sammen med originaldataene. Om noe skjer med originaldataene, er sjansen stor for at det også kan skje med andre data som er lagret på samme sted. Derfor må du sørge for at sikkerhetskopien oppbevares på en trygg måte.
Sørg også for at den eksterne sikkerhetskopien er lagret slik at den er sikret mot blant annet brann og tyveri. Har virksomheten et brannsikret skap, kan dette med fordel brukes til å lagre sikkerhetskopien i. Dette er ikke en fullgod løsning. Brannsikringen er laget for papir, ikke datamedium. Det finnes egne kofferter og esker som kan brukes som tilleggssikring, og som passer inn i de fleste brannsikre skap.
Det finnes også egne harddisker og digitale enheter som er brannsikre og vannsikre. Dette kan være en god løsning som gjør at du ikke trenger å oppbevare utstyret på eget sted. Det er også mulig å leie slikt utstyr.
Typer av lagringsmedia
For små og mellomstore virksomheter er følgende lagringsmedier aktuelle å bruke:
Datatape/ kassett
Tape eller tapekassetter er et godt alternativ for virksomheter som har spesielle krav til sikkerhetskopiering. Tapene er laget spesielt for sikkerhetskopiering. En tape kan ta store mengder data og er robust. Tape er en god løsning for å oppbevare sikkerhetskopier på ulike steder, for eksempel i en bankboks. Det er imidlertid en noe høy terskel for å starte med tape. Det kan ha høye kostnader, og det er nødvendig med egne programmer for å ta sikkerhetskopier.
Ekstern harddisk
Harddisker kan kjøpes separat og kobles til datamaskinen. Disse har like god kapasitet som interne harddisker, og nye metoder for overføring gjør transporten av data rask og enkel. Mange eksterne harddisker kommer også med egne programmer for sikkerhetskopiering. Om ekstern harddisk skal brukes som hovedløsning for sikkerhetskopi, er det lurt å ha to, hvor én ofte er koblet til og kopierer fortløpende og automatisk. Den andre er sjelden koblet til, og den kopierer alt innhold en gang iblant.
Minnepinner
Viktig informasjon kan kopieres til USB-minnepinner. De fleste datamaskiner har USB-port som pinnene kan settes i. Filer og mapper kan kopieres ved å dra de over, eller de kan kopieres ved bruk av funksjonene “Kopier” og “Lim inn”. Minnepinner er små og tar lite plass, men er også lett å miste. Minnepinner har i likhet med CD og DVD mindre levetid enn eksterne harddisker og datatape.
Kryptering
Data som blir sikkerhetskopiert, må beskyttes på samme måte som all annen informasjon. I noen tilfeller er kryptering nødvendig. Dette er spesielt viktig hvis sikkerhetskopien er på et utrygt sted eller inneholder sensitiv eller privat informasjon. Uansett kan kryptering være nyttig, og du bør vurdere å ta det i bruk også for vanlig sikkerhetskopi. Tar du i bruk kryptering, er det veldig viktig å huske passordet, ellers blir sikkerhetskopien ubrukelig.